Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política explica cómo SAMAFER SAS recolecta, almacena, utiliza, consulta, actualiza, circula, transmite y, cuando proceda, suprime datos personales. El tratamiento se realizará respetando la finalidad informada, la libertad del titular, la veracidad, la transparencia, el acceso restringido, la seguridad y la confidencialidad.

1. Identificación del responsable

Responsable: SAMAFER SAS
NIT: 900.490.111-5
Responsable de atención: Representante legal, María Cristina Palomino Burgos
Correo: samafersas@gmail.com
Dirección: Calle 3 Sur # 4-54, piso 2, local 202, Centro Empresarial Los Andes, Pitalito, Huila
Teléfonos: +57 311 845 6500 · +57 311 843 6853

2. Alcance y marco legal

Aplica al tratamiento de información personal realizado por SAMAFER SAS en medios físicos o digitales, incluyendo atención en sede, sitio web, formularios, comunicaciones, agenda, procesos administrativos y prestación de servicios de salud.

Se adopta en desarrollo de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan. La información clínica se tratará además conforme a las reglas especiales aplicables a la historia clínica y al sector salud.

3. Categorías de datos tratados

Datos de identificación, contacto, ubicación y características sociodemográficas.
Información necesaria para agendamiento, facturación, contratación, atención al usuario y seguimiento del servicio.
Datos sensibles relacionados con salud, antecedentes, resultados, imágenes diagnósticas, vida sexual o reproductiva y demás información clínica estrictamente necesaria.
Datos de niñas, niños y adolescentes, cuando su tratamiento sea necesario y se realice respetando su interés superior y los derechos prevalentes, con intervención de su representante cuando corresponda.
Datos técnicos y de seguridad del sitio web, como fecha, origen del formulario y registros indispensables para prevenir fraude o abuso.

Datos sensibles: responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo, salvo cuando la información sea indispensable para la adecuada prestación del servicio o exista un deber legal. Cuando corresponda, SAMAFER SAS solicitará autorización previa, expresa e informada.

4. Finalidades del tratamiento

Gestionar solicitudes, orientación, citas, recordatorios y comunicaciones relacionadas con la atención.
Prestar servicios de ginecología, obstetricia, medicina materno-fetal, diagnóstico prenatal y demás servicios ofrecidos.
Crear, custodiar, consultar y actualizar los registros clínicos y administrativos necesarios para la continuidad y calidad de la atención.
Realizar facturación, cartera, auditoría, control de calidad, gestión de riesgos, seguridad del paciente y cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias.
Atender peticiones, consultas, reclamos, solicitudes de información y ejercicio de derechos de los titulares.
Medir satisfacción y mejorar la experiencia, los procesos y los servicios.
Enviar información educativa, novedades, campañas o servicios únicamente a quienes hayan otorgado la autorización independiente correspondiente, permitiendo retirarla en cualquier momento.
Publicar testimonios únicamente cuando exista comentario, autorización específica de publicación y aprobación administrativa; no se divulgarán datos clínicos sensibles ni datos de contacto.
Proteger el sitio web, las bases de datos, las instalaciones y la información frente a accesos no autorizados, fraude o incidentes de seguridad.

SAMAFER SAS no vende ni alquila bases de datos personales.

5. Derechos de los titulares

El titular, su causahabiente o representante debidamente acreditado puede:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones legales.
Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
Presentar consultas y reclamos.
Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda y no exista un deber legal o contractual de conservar la información.
Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante SAMAFER SAS cuando sea exigible.

6. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes pueden enviarse a samafersas@gmail.com o radicarse en la dirección física indicada. Deben incluir nombre e identificación del titular, datos de contacto, descripción clara de lo solicitado, documentos que acrediten identidad o representación y los soportes pertinentes.

Consultas

Las consultas sobre la información personal serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder dentro de ese término, se informará el motivo y la nueva fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Los reclamos de corrección, actualización, supresión o posible incumplimiento serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si el reclamo está incompleto, se solicitará la información faltante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; se aplicarán los demás términos y reglas previstos por la Ley 1581 de 2012.

7. Seguridad, confidencialidad y conservación

SAMAFER SAS aplicará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables para proteger los datos contra pérdida, uso indebido, alteración, acceso, circulación o consulta no autorizados. El acceso se limitará a personal y proveedores que lo requieran para las finalidades autorizadas y estén sujetos a deberes de confidencialidad.

La información se conservará durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y los plazos legales, contractuales, contables, sanitarios o probatorios aplicables. Cumplido ese periodo, será suprimida, anonimizada o archivada de forma segura cuando legalmente corresponda.

8. Encargados, transmisiones y transferencias

SAMAFER SAS podrá apoyarse en proveedores de alojamiento, sistemas de información, agenda, mensajería, soporte, seguridad, facturación u otros servicios necesarios. Estos terceros solo podrán tratar la información siguiendo instrucciones, para las finalidades autorizadas y con obligaciones de privacidad y seguridad.

Cuando exista transmisión o transferencia nacional o internacional de datos, se cumplirán los requisitos de la normativa colombiana, incluyendo las autorizaciones, contratos o excepciones legales que correspondan.

9. Vigencia y modificaciones

Esta política rige desde el 2 de septiembre de 2026. Las modificaciones sustanciales serán informadas por medios razonables antes de su aplicación cuando impliquen nuevas finalidades o requieran una nueva autorización.

Fuentes normativas de consulta: Ley 1581 de 2012 y orientación de la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Cookies y analítica opcional

Solo después de seleccionar “Aceptar analítica”, SAMAFER carga Google Analytics 4 en páginas institucionales para medir visitas y acciones generales de contacto. La medición excluye páginas de servicios, formularios de contacto y opiniones, conversaciones, agendamiento, acceso administrativo y resultados.

Se utilizan cookies de analítica (_ga y _ga_*) para distinguir visitas. No se transmiten nombres, teléfonos, correos, texto escrito, datos clínicos, nombres de servicios visitados ni parámetros de consulta de las URLs. Los eventos de contacto indican únicamente el canal general. Google Signals, personalización publicitaria y almacenamiento de publicidad permanecen desactivados.

Google presta el servicio de medición y recibe datos técnicos de la conexión y eventos autorizados. Puedes consultar cómo utiliza Google los datos de sitios que usan sus servicios. Esta medición puede involucrar tratamiento fuera de Colombia.

“Solo necesarias” permite utilizar el sitio sin cargar la analítica. Puedes cambiar tu elección en “Preferencias de privacidad”, al final de las páginas institucionales. Al retirar la aceptación se bloquea la medición, se eliminan las cookies de Analytics accesibles para este sitio y se recarga la página para descargar el código activo. La elección se recuerda por un máximo de seis meses y se vuelve a solicitar cuando cambia esta versión.